项目经理如何开好项目启动会?

馥琳 · 发表于 2020-9-5 07:58:06

项目启动会是项目的正式开始的标记，俗话说好的开始等于成功的一半，启动会开的好与欠好，很洪流平影响着一个项目的顺利推进，因此组织一场高质量的启动会至关重要。为包管项目启动会的成功召开，项目经理应该如何做呢，接下来请随小编往下看。

STEP1:明确启动会的目标

如果将项目启动会的召开作为一个小的项目，我们首先要明确项目的目标是什么，项目启动会成功的界定标准是什么？这样我们才能有的放矢，围绕目标开展工作来告竣目标。因此为顺利召开项目启动会，我们首先需要明确启动会召开的目的是什么？要实现哪些目标？

结合小编咨询过的众多企业，项目启动会召开的目标主要包含以下方面，固然可以结合实际情况进行调剂：

1、做好项目前期工作团队与项目实施团队的工作交接。

2、宣布项目经理和项目团队的正式任命。

3、明确项目工作目标并形成共识。

4、对项目策划形成的重要内容进行宣贯，发布项目管理计划。记住，这通常也是启动会召开最重要的目标！

STEP2:分解启动会的工作内容

明确了目标，接下来为实现目标需要做工作分解，明确实现这个目标需要开展的工作：

一般而言，会议类项目的范围确定主要采取基于流程的分解方式。分为会前准备、会议召开、会后管理3个方面：

会前准备又可分为：时间准备、人员准备、场地准备、资料准备等；

会议召开主要包含：进度管理、质量管理、风险管理、人员管理等。

会后管理包含：会议记录发送、会议决议跟踪、会议总结等。

针对会前准备的内容，进一步分析得出资料准备是重点及难点工作，因此需要进一步细分。围绕会议目的，资料准备需要完成项目目标责任书、项目经理及团队任命、项目管理计划。其中项目管理计划又是重点工作，需要进一步明确。

根据项目特点分歧，项目管理计划有差别，但一般包含进度计划、质量计划、费用计划、风险计划、沟通计划。

经过以上分解，可以形成如下所示的WBS：

STEP3:制定启动会的工作计划及责任分工

以项目管理计划资料准备为例，如何落实相关工作，需要制定项目管理计划编制计划及责任分工：

“敲黑板”：会议资料准备完成后，还有很关键的一步：提前发送会议通知，并将会议相关资料一并发送给参会人员。

STEP4:启动会的组织

万事具备，坐等会议召开？这么想固然不对，组织好一场会议，一定离不开会议议程的提前制定，围绕项目启动会的目标（请注意：时刻关注目标），启动会议程一般包含以下方面：

1、项目经理：介绍会议目的和会议议程。（1分钟）

2、销售经理：介绍项目客户、项目投标或合同谈判布景，双方讨论的主要问题，投标文件/合同的主要条款，项目特殊要求和初步识另外风险；移交项目相关资料并解释、澄清部分问题。（5分钟）

3、项目技术主管、电子公司项目经理/系统工程师：介绍技术构思、双方讨论的主要技术质量问题，项目投标的方案策划及文件。（5分钟）

4、项目管理部：宣布任命项目经理和项目团队，对项目目标进行说明。（5分钟）

5、项目经理：（20分钟）

项目管理计划宣贯：向项目组宣贯项目目标和总体策划结果（进度、质量、本钱、风险及管控办法、项目组内部沟通汇报机制）

6、相关人员：对项目策划工作进行弥补和建议。（20分钟）

7、会议决议及项目下阶段重点工作说明。（5分钟）

对标会议议程，会议前提前通知相关参会人员，会议过程中明确主持人、会议记录员等会议组织者的分工，从进度、质量、风险等方面进行控制，就可以包管启动会的顺利召开。

截止目前，离成功的启动会还差最后一小步，会后的管理。

STEP5:会后管理

会后管理的重点工作是项目会议纪要的发送，一般会议纪要最迟在会后一个工作日发出，针对会议决议事项及需后续跟踪落实事项一定要按计划跟踪落实，需要时召开会议的总结工作，为下次会议更好的召开提供经验入。

做好以上5步，包管你可以成功召开项目启动会。启动会的召开也是一个小项目，记住项目管理的流程和方法，一定可以事半功倍！

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